medarbeiderundersøkelse

Medarbeiderundersøkelser - viktig verktøy for ledere

Viktig styringsinformasjon for ledere

Kartlegging og analyse av medar­beideres opplevelse av og holdninger til egen arbeidsplass gir viktig kunnskap om organisasjonens fak­tiske tilstand. Gode undersøkelser og analyser gir grunnlag for handling, og det gjør medarbeidermålinger til et strategisk verktøy i de kontinuerlige endrings- og forbedringsprosesser som pågår i organisasjoner i dag. Vi i Rambøll Management Consulting er opptatt av å hjelpe lederne i virksomheten  til å fokusere på de ”riktige tingene” - jobbe med utviklingstiltak som virkelig har effekt på verdiskapningen. 

Design av spørreskjemaer

Med utgangspunkt i de aktuelle utfordringer og fokusområder for organisasjonen skreddersyr vi i samarbeid med våre kunder et spørreinstrument som måler det som er viktig for organisasjonen å måle. Vi anbefaler at Rambøll sin forskningsbaserte og velprøvde modell for medarbeiderundersøkelser blir brukt som fundament i undersøkelsen. Dersom det er viktig for din virksomhet å føre videre historiske data fra foregående undersøkelse kan vi bistå med dette.

Eksempler på temaer en medarbeiderundersøkelse hos Rambøll ofte fokuserer på

• Ledelse
• Motivasjon og engasjement
• Kompetanseutvikling
• Organisasjonskultur
• Samarbeid
• Læring i organisasjoner
• Organisatorisk effektivitet
• Fastholdelse og rekruttering
• Daglige arbeidsoppgaver og utfordringer for medarbeidere
• Balanse mellom familie- og arbeidsliv
• Stress, arbeidsmiljø 

Spørreskjema

For å sikre solid forankring og nytteverdi av undersøkelsen, gjennomfører en erfaren Rambøll-konsulent en ”spørreskjema-workshop”. Deltakere er utvalgte ledere og sentrale medarbeidere, som sammen sikrer at undersøkelsen får maksimal verdi for organisasjonen. Vår erfaring er at en slik workshop har stor verdi og skaper energi. Man sikrer også at undersøkelsens innhold er godt forankret i ledelsen. Litt firkantet kan man si at man får langt mer ut av å tvinge medarbeiderundersøkelsen til å forholde seg til det som lederne synes er viktig, enn ved å påtvinge lederne en standardisert trivselsundersøkelse de ikke synes er viktig". I denne workshopen bruker vi ofte også tid på å diskutere undersøkelsens output i form av rapporter og oppfølgende aktiviteter.

Prosjektorganisering og styring

Å gjennomføre medarbeiderundersøkelser i større organisasjoner stiller krav til god prosjektstyring. Våre konsulenter er profesjonelle prosjektledere, og vi er opptatt av å tilrettelegge for en så smidig prosess som mulig. Vi styrer alltid våre prosjekter ut fra en detaljert tids- og aktivitetsplan som beskriver alle sentrale aktiviteter, deadlines og ansvarsfordeling i prosjektgruppen.
Det blir opprettet en HR-portal som fungerer som bibliotek for alle avtaler, referater, spørreskjemaer og andre sentrale dokumenter. HR-portalen er det eneste nettstedet du som prosjektdeltaker behøver å forholde deg til. I tillegg til at all sentral dokumentasjon blir lagret, er det også i denne portalen man arbeider med validering av organisasjonsdata og senere laster ned resultatrapporter.

Organisasjonsstruktur og datainnsamling

En korrekt definering av organisasjonsstruktur og hvilke medarbeidere som hører til hvor i forkant av undersøkelsen er helt nødvendig for å få den rapportoutputen man behøver. For å lette dette arbeidet, har vi utviklet et brukervennlig nettverktøy til innsamling og kvalitetssikring av organisasjonsdata. Nettverktøyet finner du naturligvis på HR-portalen. Vi ser det som avgjørende at selve datainnsamlingen tilrettelegges og gjennomføres på en best mulig måte, slik at det oppnås en høy svarprosent. Med bruk av vårt avanserte datainnsamlingsverktøy SurveyXact kan vi garantere at våre kunder opplever at alt rundt datainnsamlingen "bare fungerer".

Analyse og Rapportering

Vi er opptatt av at resultater fra medarbeiderudersøkelsen skal fungere som et nyttig lederverktøy. Rambøll legger derfor stor vekt på å ut­arbeide rapporter som er lettleste, konkrete og handlingsorienterte. Som kunde har du også full fleksibilitet iht. omfang og rapporteringsnivå, og resultatrapporter produseres på samtlige resultatenhe­ter på alle nivåer i organisasjonen. Hver enkelt leder får tilgang til sine respektive rapporter via HR-portalen. Vi har et meget fleksibelt it-system til generering av rapporter, og det er således ingen begrensninger på innhold og utseende for rapportene . Vi designer rapportene med utgangspunkt i diskusjonene vi har hatt i den innledende workshopen.

Målrettede analyser

Når vi skal analysere data fra medarbeiderundersøkelser benytter bruker vi en bred vifte av analysemetoder (PLS, , relative weight, faktoranalyse, segmentering, benchmarking osv.) Basert på kunnskap vi har opparbeidet om den aktuelle organisasjonen og dyptgående analyser, utarbeider vi en kommentert totalrapport som søker å gi HR og ledere en dypere forståelse og tolkning av resultatene. Vi ser bak tallene og trekker veksel på vår brede erfaring og faglige innsikt. Vi går i dybden og sammenfatter undersøkelsens resultater i en rekke konkrete utfordringer og stiller spørsmål ved funn som vi, etter vår oppfatning, mener at ledelsen bør forholde seg til.

Benchmark

Etter å ha gjennomført medarbeiderundersøkelser i mange år, kan vi tilby benchmark med resultater fra andre sektorer og bransjer. Rambøll Management Consulting gjennomfører årlig en undersøkelse blant 10.000 arbeidstakere i nordiske virksomheter med mer enn 50 ansatte. Vårt omfattende benchmark-grunnlag fra både privat og offentlig sektor, kan gi nyttig tilleggskunnskap og bidrar til å sette resultatene i perspektiv.

Implementering – fra tall til handling

Så vel norske som internasjonale undersøkelser viser at mange organisasjoner har vanskelig for å bevege seg fra medarbeiderundersøkelsens resultater til konkrete fokusområder og tiltak/handlinger. Vi kan derfor tilby både verktøy og prosessstøtte som bidrar til å omsette resultater til handling:

• ActionMonitor: For registrering, oppfølging og rapportering av handleplaner og aktiviteter bruker vi det web-baserte verktøyet ActionMonitor. I dette kan hver enhet/leder opprette sine oppfølgingsaktiviteter og kategorisere dem under et tema og et emne, samt gi en kort beskrivelse av det konkrete innhold. Systemet skaper oversikt over alle planlagte, igangværende og avsluttede aktiviteter på alle nivåer i virksomheten,
• Oppfølgingsguide. En oppfølgingsguide inneholder inspirasjon og forslag til aktiviteter rettet mot alle ledere med ansvar for å følge opp på resultatene. I guiden er det en introduksjon til undersøkelsen og  spørreskjemaet, leseveiledning til rapportene, inspirasjon og forslag til oppfølgingsaktiviteter, introduksjon og veiledning til bruk av ActionMonitor og forslag til gjennomføring av dialogmøter med medarbeiderne i avdelingen. Guiden er en konstruktiv og fremadrettet idékatalog som lokalt støtter det oppfølgende arbeid.
• Train-the trainer”-workshops. Workshop'en er beregnet på interne hr-konsulenter og ledere i virksomheten. Formålet er å gjøre dem til superbrukere med de nødvendige ressurser til arbeide med resultatene fra undersøkelsen, formidle funn/resultater og bistå i oppfølgingsarbeidet med ActionMonitor og handleplaner/forbedringsaktiviteter.
• SurveyXact. Med SurveyXact kan virksomheten selv løpende følge opp med mindre lokale undersøkelser, og dermed sikre at man er “på sporet”.